ArchivIS

Der Einsatz eines EDV-gestützten Archivsystems, mit dem Bestände dokumentiert und Findbücher geführt werden, ist auch für kleinere Archive ein wichtiges Desiderat. Vorbild sind die staatlichen Archivverwaltungen, die für die Archive in ihrem Geschäftsbereich entsprechende Anwendungen aufgebaut haben und betreiben.

Aber für Archive z.B. im kommunalen oder universitären Bereich fehlt oft die technische Infrastruktur oder das entsprechende Know-how, um die dafür geeigneten, komplexen Datenbanken zu betreiben. Ad-hoc-Lösungen auf Office-Software-Basis haben sich mittlerweile als wenig leistungsfähig und nachhaltig erwiesen. Unterschiedliche Bedarfe aus unterschiedlichen Sammlungsstrukturen und Typen von Archivgut erfordern dabei die Anpassbarkeit in den Datenstrukturen sowie der aufsetzenden Formulare, Recherchen und Ausgaben. Im Archivbereich erfordert die Arbeitseffizienz die Möglichkeit zu Massenänderungen und der Datenschutz erfordert eine feingranulare Kontrolle von Zugriffsrechten. Ein wesentlicher Aspekt ist hierbei die Beachtung von Standards und Normvokabular in der Erschließung, die eine Voraussetzung für die langfristige Nutzung der digitalen Findmittel ist, sowie die Nutzung der Daten auch in übergreifenden Portalen, wie z.B. dem gemeinsamen Portal zu Bibliotheken, Archiven und Museen, LEO-BW, der DDB, der Europeana sowie anderen Anwendungen des Semantic Webs erlaubt.

Das BSZ bietet Archiven die Teilnahme an ArchivIS an, einem Verbund zum Betrieb des Archivsystems archivis pro der Firma Joanneum Research aus Graz. Das BSZ setzt dieses System seit 2009 ein; zu den Kunden zählen das Stadtarchiv Freiburg sowie das Universitätsarchiv Konstanz.

Archivis pro ist eine Schwesteranwendung des Museumsdokumentationssystems imdas pro, das das BSZ seit zehn Jahren im Museumsbereich einsetzt. archivis pro genügt allen Ansprüchen an eine wissenschaftliche Erschließung und der entsprechenden Verfahren in Archiven. Die Anwendung ist eine Windows- Applikation, die zur Datenhaltung ein Oracle-Datenbankmanagementsystem verwendet. Die Anwendung, die auf Servern des BSZ betrieben wird, wird aus den Archiven über eine Citrix-Lösung genutzt. Neben dem technischen Betrieb bietet das BSZ:

  • Unterstützung bei der Erstellung von Eingabemasken, Drucklayouts und der Definition von XML-Exporten
  • First-Level-Support und Schulungen
  • Unterstützung beim Altdatenimport
  • Softwaretests und Fortentwicklung der Software mit der Herstellerfirma

Im Rahmen von ArchivIS strebt das BSZ die Beschaffung einer Konsortiallizenz für archivis pro an, um Rabatte auf den Lizenzpreis zu erzielen.

Einen jährlich aktualisierten Flyer mit Kurzinformationen zu ArchivIS finden Sie bei unseren Infomaterialien.

Näheres zu der Software auf der produkteigenen Webseite von archivis pro.

Kontakt: Werner Schweibenz